Política de tratamiento de datos personales

Versión 2026-10-25, vigente desde el 25 de octubre de 2026. Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015. Resumen fácil de leer: Seguridad y privacidad.

Quién trata los datos

[Razón social], NIT [NIT], con domicilio en [dirección, ciudad], presta el servicio PH SMART. Contacto: soporte@phsmart.app, teléfono [teléfono].

Cada copropiedad que usa PH SMART es responsable de los datos de sus propietarios y residentes. PH SMART actúa como encargado: los trata por cuenta de la copropiedad y según sus instrucciones.

Qué datos tratamos

Nombre, documento de identidad, correo, celular, unidad que ocupa, saldos y pagos de cuotas, reservas, PQR, registros de portería y los datos de los usuarios de administración, contabilidad, consejo y portería.

No tratamos números de tarjeta ni claves bancarias: los pagos en línea se hacen directamente en la plataforma de pago.

Para qué los usamos

Para prestar el servicio de administración y contabilidad de la copropiedad: generar y enviar cuentas de cobro, registrar pagos, expedir paz y salvo, gestionar reservas y PQR, enviar comunicados y avisos, dar soporte y cumplir obligaciones legales.

Autorización

Antes de usar la aplicación, cada persona lee un resumen de esta política y autoriza el tratamiento de sus datos marcando una casilla. Guardamos como constancia la fecha, la hora y la versión de la política que aceptó. Si la política cambia, se vuelve a pedir la autorización.

Proveedores y transferencia internacional

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta, con sus propias medidas de seguridad:

• Supabase: base de datos, cuentas de usuario y archivos.
• Cloudflare: publicación de la aplicación y protección de la red.
• Anthropic (Claude): inteligencia artificial del asistente y de la lectura de facturas.
• Servicios de envío de correo y SMS, y la plataforma de pagos en línea que active la copropiedad, que solo reciben lo necesario para cada mensaje o pago.

Estos servidores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país incluido por la Superintendencia de Industria y Comercio entre los que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017). Al autorizar el tratamiento, el titular conoce y acepta esta transmisión.

Inteligencia artificial

El asistente solo usa la información que el rol del usuario ya puede ver en la aplicación. Según la política de Anthropic para clientes de su API, la información enviada no se usa para entrenar sus modelos sin permiso expreso y se elimina de sus sistemas en un plazo de 30 días. Las decisiones y los registros contables los confirma siempre una persona.

Conservación

Conservamos los datos mientras la copropiedad use el servicio y durante el tiempo que la ley obligue a guardarlos (por ejemplo, los soportes contables, según el artículo 60 del Código de Comercio). Al terminar el contrato, entregamos la información a la copropiedad y la eliminamos de nuestros sistemas, salvo lo que debamos conservar por ley.

Derechos de los titulares

Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, pedir prueba de la autorización, ser informado del uso que se les da, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

Cómo ejercerlos

Escríbenos a soporte@phsmart.app indicando tu nombre, documento, copropiedad y lo que solicitas. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si la solicitud corresponde a tu copropiedad, se la trasladamos.

Eliminar tu cuenta

Puedes eliminar tu cuenta tú mismo, cuando quieras: entra a la app y abre Mi cuenta (o Mi perfil si eres residente) → Eliminar mi cuenta. Te pedimos tu contraseña y que escribas ELIMINAR para confirmar. Se borran tu acceso, tu nombre, documento, celular y correo de la cuenta, tus avisos y tus roles. Se conservan, sin tus datos personales, los registros que la ley obliga a guardar a tu copropiedad: el registro de propietarios (Ley 675 de 2001) y los pagos, la cartera, los comprobantes contables y las actas (Código de Comercio, art. 60). Si no puedes entrar a la app, pídelo a soporte@phsmart.app desde el correo de tu cuenta.

Seguridad

Cada usuario accede con su propia cuenta y solo ve la información de su rol; los permisos se aplican en la propia base de datos. Las comunicaciones viajan cifradas y las contraseñas se guardan cifradas. Más detalle en Seguridad y privacidad.

Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio en esta página con su versión y fecha de vigencia, y la aplicación pedirá de nuevo la autorización.